আমার পুরো ক্যারিয়ার জুড়ে, আমি বেশ কয়েকজন ব্যবহারকারীর মুখোমুখি হয়েছিল যারা ইমেল হোর্ডার ছিল ...
আমি একটি 100-ব্যবহারকারী পরিবেশ পরিচালনা করছি যেখানে ব্যবহারকারীরা আগে 100mb কোটা এবং একটি বেসিক সাইরাস IMAP / পোস্টফিক্স সমাধান পেয়েছিলেন। এর ফলে পিসি ব্যর্থতার পরে প্রচুর স্থানীয়ভাবে সঞ্চিত মেল এবং ডেটা ধরে রাখা এবং মেল হারিয়ে যাওয়ার সাথে সম্পর্কিত সমস্যাগুলি হয়েছিল।
আমি তাত্ক্ষণিকভাবে মেলআরচিভা দিয়ে 2010 এক্সচেঞ্জের দিকে অগ্রসর হলাম(আবিষ্কার / সংরক্ষণাগার জন্য) এবং এই সেটআপে প্রায় এক বছর ধরে গুনগুন করে চলেছি। ইনবাউন্ড এবং আউট আউট সমস্ত কিছুই সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে এবং সংরক্ষণ করা হয়। আমি প্রথমে ব্যবহারকারীর জন্য 3 জিবি মেলবক্স সীমা নির্ধারণ করেছি। মুষ্টিমেয় ব্যবহারকারীদের তাদের কর্মক্ষম ইমেলগুলির জন্য অতিরিক্ত স্থানের প্রয়োজন ছিল এবং এটি ন্যায্যতা প্রমাণ করতে সক্ষম হয়েছিল, তাই আমি কিছু ব্যতিক্রম করেছি। যাইহোক, আমার একটি বিশেষভাবে খারাপ (তবে গুরুত্বপূর্ণ) ব্যবহারকারী রয়েছে যার ইনবক্স বর্তমানে 22,000 আইটেম, যার মধ্যে 14,000 অপঠিত। এটি সম্ভবত বার্তার সংখ্যা নয়, তবে ইমেলের প্রকৃতি; প্রচুর রিপোর্ট, বিবৃতি এবং বড় পিডিএফ সংযুক্তি। এটিও ব্ল্যাকবেরি ব্যবহারকারী, সুতরাং আমার সন্দেহ হয় যে তারা মেইলগুলি নির্বাচনের ভিত্তিতে নির্বাচনের ভিত্তিতে পড়েছেন। ব্যবহারকারী প্রথমবারের জন্য 3 জিবি সীমাতে পৌঁছেছে এবং মেলবাক্স ছাঁটাই করতে রাজি নয়। মেল প্রবাহিত রাখতে আমি তাদের 3,000 মুছে ফেলা আইটেমগুলির যত্ন নিয়েছি, তবে ব্যবহারকারীদের কীভাবে তাদের ইমেলটি व्यवस्थित করবেন সে সম্পর্কে কীভাবে শিক্ষিত করবেন তা ক্ষতিগ্রস্থ হয়ে পড়েছি। আমি কঠোর নীতিগুলি প্রতিষ্ঠা করতে পারি এবং একটি হার্ডাস হতে পারি, বা আমি ব্যবহারকারীর সাথে বসে মেল সাজাতে এবং সাফ করতে সহায়তা করতে পারি। যেভাবেই হোক, এটি কীভাবে শিক্ষায় সহায়তা করতে পারে তার আসল সমস্যাটির সমাধান করে না।
এই ধরণের পরিস্থিতিটি কীভাবে মোকাবেলা করা যায় সে সম্পর্কে এখানে কারও কি কোনও টিপস রয়েছে? আমি কিছু উদাহরণ নির্দেশিকা চাই। আপনি যদি নিজের ফার্মে নীতিগুলি ব্যবহার করেন তবে কোন ধরণের নীতিগুলি মানুষকে নিয়ন্ত্রণে রাখতে সহায়তা করে?
আমি দেখতে পেলাম যে লোকেরা মেলকে আলাদাভাবে ব্যবহার করে তবে তাদের নির্দিষ্ট সংস্থার জন্য বাধ্য করা চ্যালেঞ্জ। আমি এমনকি সর্বোত্তম উদাহরণ নাও হতে পারি তবে কী রাখব এবং কী মুছতে হবে তাও আমি জানি।
আপডেট - প্রথম যুদ্ধ শেষ, এতে আমি কিছু যুক্তিসঙ্গত ছাঁটাই করে ব্যবহারকারীকে এক্সচেঞ্জ মেইলবক্সের সীমাতে রাখতে সক্ষম হয়েছি। যাইহোক, আমি ব্যবহারকারীর কম্পিউটারটি পুনর্নির্মাণ করতে গিয়েছিলাম এবং কেবলমাত্র 6,500 এরও বেশি সাবফোল্ডার সহ একটি 17 জিবি স্থানীয় পিএসটি ফাইল আবিষ্কার করেছি! ব্যবহারকারী সাবফোল্ডারগুলির একটি অ্যারেতে বার্তাগুলি অনুলিপি (চলমান নয়) করছিলেন; কখনও কখনও একক বার্তা একাধিক ফোল্ডারে অনুলিপি / ফাইল করা হয়। ফাইলের মধ্যে ফোল্ডারগুলির ডিসপ্লে অর্ডার নিয়ন্ত্রণ করতে অ্যান্ডস্কোর (_) এবং উপসর্গ (এজে) ব্যবহার করা হয়েছিল!স্থানীয় পিএসটি-র সাব-ফোল্ডারগুলির মধ্যে একটিতে পরে বার্তাগুলির একটি ইনবক্স রেকর্ড থাকতে পারে বলে ব্যবহারকারী আউটবাউন্ড ইমেলটিতে নিজেই সিসি করছিলেন। এটি প্রযুক্তির একেবারে অপব্যবহার এবং সংস্থার ডেটা সংগঠিত করার একটি ভীতিজনক উপায়। পরিস্থিতি সমাধানের জন্য আমি এটি মালিকদের হাতে দিচ্ছি, কারণ এটি এখন একটি কোম্পানির দায়বদ্ধ।