পেপারলেস (বা আগের তুলনায় কম) - আপনি কোন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করছেন? [বন্ধ]

Question

আপনার ব্যবসায়ের কী সরঞ্জামগুলি সাফল্যের সাথে আলিঙ্গন করেছে যা কাগজের কাজের চাপকে সহজ করেছে? বিশেষত আমি একজন 25-100 ব্যক্তির এসএমবি সম্পর্কিত জিজ্ঞাসা করছি। আপনি কি কাস্টম ওয়ান-অফ অ্যাক্সেস সরঞ্জাম ব্যবহার করছেন? আপনি কি ইনফোপথ সফলভাবে ব্যবহার করছেন? আপনি কি নিজের ইন্ট্রানেটের এইচটিএমএল / পিএইচপি / রআর পৃষ্ঠাগুলিতে মানক ফর্মগুলি সংহত করেছেন?

কি কাজ; কি না?

Comments

ভাল প্রশ্ন, যদিও উক্তিটির কথা মনে করিয়ে দিচ্ছে, "কাগজবিহীন অফিসটি কাগজবিহীন টয়লেটের মতোই বাস্তবসম্মত।" (কীথ ডেভিডসন)

— ইভান

এইচপির প্রিন্টার বিভাগ এখনও এটি সবচেয়ে বড় উপার্জনকারী কারণ রয়েছে!

— পাওয়ারএপ 101

ফ্ল্যাটব্যাড স্ক্যানার / "পিডিএফ

— মেশিনস

কাগজ থেকে মুক্তি পাওয়া একে একে মুছে ফেলার মতো নয়।

— জন গার্ডেনিয়ার্স

Answer 1

কাগজের সুবিধা:

1. এটি আপনার ডেস্কের আকার পর্যন্ত স্কেল করে।
2. এটি পড়া সহজ (ঝাঁকুনি দেয় না)
3. ব্যাটারি / বিদ্যুৎ চালিত না করে পরিবহন করা সহজ

সুতরাং আপনার অফিসকে আরও কাগজ-কম করার জন্য আপনাকে আরও একটি ভাল উপায় সরবরাহ করতে হবে:

1. মাল্টি মনিটর সেট আপ
2. ভাল মানের এলসিডি
3. লোকেরা সরানোর বা প্রচুর পরিমাণে ডিসপ্লে পদ্ধতি সরবরাহ করার প্রয়োজন হবে না (মিটিংগুলি ভাবেন)।

বৈদ্যুতিন ডকুমেন্টগুলি কাজ করা খুব সহজ কারণ, ধীরে ধীরে লোকেরা মুদ্রণ সামগ্রীকে আউট করাতে বিরক্ত করবে না কারণ এর কোনও সুবিধা নেই। লোককে জিনিস তৈরি করার সর্বোত্তম উপায় হ'ল বিকল্পগুলি (আপনার পছন্দ) এখন তারা যা করছেন তার চেয়ে কম ঝামেলা তৈরি করে।

Answer 2

এটি সত্যই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দিচ্ছে না, তবে একটি দীর্ঘমেয়াদী পর্যবেক্ষণ। বেশ কয়েক বছর ধরে (প্রায় যতক্ষণ কাগজবিহীন অফিসের স্বপ্ন হিসাবে দেখা যায়) আমি লক্ষ্য করেছি যে কোনও কোম্পানী যে পৌরাণিক বিষয়টিকে আমরা কাগজবিহীন অফিস হিসাবে কল করতে চেষ্টা করি তার কাগজের ব্যবহার বাড়ার সম্ভাবনা তত বেশি হয়। যতবারই কেউ কাগজের বৈদ্যুতিন বিকল্প তৈরি করে আমি শেষ ব্যবহারকারীরা যেভাবেই তা প্রিন্ট করতে দেখি।

উদাহরণস্বরূপ আমাদের নেটওয়ার্ক ফ্যাক্স সিস্টেমটি উপযুক্ত ব্যক্তির ইমেল হিসাবে প্রাপ্ত ফ্যাক্স প্রেরণ করে। এই ফ্যাক্সগুলির প্রত্যেকটিই তারপরে পড়ার আগে মুদ্রণ করা হয়। ব্যবহারকারীরা আমাকে বলেন যে তারা তাদের স্ক্রিনে পড়তে পছন্দ করেন না।

আমি দৃat়ভাবে একটি অপ্রাপ্য লক্ষ্য হিসাবে বিশ্বাস করি তার জন্য লক্ষ্য অর্জনের চেষ্টা করার চেয়ে অনেক বেশি সফল, হ'ল কাগজ পুনর্ব্যবহারযোগ্য। অন্য কথায়, কেবল এটি গ্রহণ করুন যে কাগজ প্রক্রিয়াটির একটি অংশ এবং এটি যতটা সম্ভব রিসাইকেল করুন।

Comments

আমি আরও আশ্চর্য হয়েছি যে এই সমস্ত অভিনব সরঞ্জাম কেনার জন্য এতগুলি কম্পিউটার, এলসিডি, বিদ্যুতের ব্যবহার বৃদ্ধি, ক্যাপ-এক্সের প্রভাব পুরোপুরি কোনও কাগজবিহীন অফিসের সুবিধাগুলি (অর্থনৈতিক এবং পরিবেশগত) জলের বাইরে ফেলে দিলে ...

— মার্ক হেন্ডারসন

খুব সত্য, অতএব "এবং সর্বোপরি, আমার কী সংরক্ষণ হয়েছিল?" এর উপরে আমার মন্তব্য আমাদের এমন সিস্টেমগুলি সম্পর্কেও সচেতন হতে হবে যা ব্যবহারকারীদের মধ্যে বিরক্তি সৃষ্টি করে, কারণ এটি সর্বদা একরকম বা অন্য কোনও উপায়ে ব্যয়বহুল হয়ে যায়।

— জন গার্ডেনিয়ার্স

দুর্দান্ত গল্পটি হ'ল কোনও সংস্থা একটি কাগজ প্রক্রিয়াটিকে বৈদ্যুতিন সংস্করণে নিয়ে যাচ্ছিল। প্রক্রিয়াটির শুরুতে নথিগুলি স্ক্যান করা হয়েছিল। প্রক্রিয়াটির মাঝামাঝি একটি বিভাগ কাগজ ভিত্তিক থাকার সিদ্ধান্ত নিয়েছিল, যার অর্থ ডকুমেন্টগুলি মুদ্রিত ছিল, কর্মীরা নথিগুলিতে নোট তৈরি করেছিল এবং নথির চেয়ে (নোট সহ) আবার স্ক্যান করা হয়েছিল। সিডনোট: বৈদ্যুতিন নথিতে নোট রাখার জন্য একটি আবেদন বিভাগে উপলব্ধ ছিল। সাধারণভাবে, আমাদের জন্য বৈদ্যুতিন কাজের প্রবাহটি যদি আমরা এখনও কাগজটি ব্যবহার করি তবে তার চেয়ে দ্রুত হয়।

— পিটার শোয়েজ

Answer 3

দুর্ভাগ্যক্রমে আমি আমার সংস্থাটি এখনও কাগজপত্রের মুখোমুখি হতে পারি নি, তবে এর অর্থ এই নয় যে আমি বিষয়টি দেখিনি।

'কাগজের কাজের চাপ' বেশ সাধারণ।

এটি নেমে আসে 'এমন একটি বৈদ্যুতিন সিস্টেম বা সিস্টেম-ইন-ট্যান্ডেম রয়েছে যা যে কোনও বিভাগের প্রয়োজন মেটাবে এবং যে বিভাগের সাথে যোগাযোগ করবে' '

আমি যখন এখানে প্রথম শুরু করেছি, তখন আমাদের কাছে আইটি টিকিট করার ব্যবস্থা ছিল না, তাই আমি এটি সেট আপ করেছি, যা লোকদের সংখ্যাগরিষ্ঠ আমার ডেস্ক এবং মনিটরে পোস্ট লেখার কাজ বন্ধ করে দিয়েছে। : P: P

আমি কোনও প্রশিক্ষিত ব্যবসায়িক বিশ্লেষক নই, তবে এখানে প্রক্রিয়াগুলি সম্পাদনের ক্ষেত্রে, এটি নেমে আসে, আপনার বিভাগে অনুরোধের ধরণের প্রক্রিয়া আপনার কাছে রয়েছে কি?

এবং কংক্রিট দ্বারা, মানে ফ্লোচার্ট। হ্যাঁ, ক্রিঞ্জ করবেন না, তারা দুর্দান্ত।

যতক্ষণ না আপনি বলতে পারবেন "যদি আমি এক্স ধরণের জিনিসটির জন্য একটি অনুরোধ পাই তবে যদি আমি মনে করি এটি একটি ভাল ধারণা, তবে আমি কাকে অনুমোদনে যাব, কোন তথ্য দিয়ে বা বিকল্পভাবে, এক্স জিনিসটি হ্রাস করার আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া কী"।

কোনও সিস্টেম কীভাবে কাজ করে তার জন্য যদি আপনার একটি ফ্লো চার্ট না থাকে তবে আপনি কীভাবে তার চারপাশে একটি বৈদ্যুতিন সিস্টেম তৈরির আশা করতে পারেন?

কিন্তু

যদি আপনি এটি পেয়ে থাকেন তবে একটি প্যাকেজ যা আমি দেখছিলাম, এটি দেখতে বেশ আকর্ষণীয় হ'ল http://phpforgen.sourceforge.net/ এটি যে কোনও ফর্ম্যাটেই আপনি চান তথ্য হ্যান্ডেল করার পক্ষে যথেষ্ট নমনীয় বলে মনে হচ্ছে।

এটি কোনও ইমেল প্রেরণ, কোনও ডাটাবেজে রেকর্ড আপডেট করা বা ফাইল আউটপুট লিখতে হবে।

অন্যান্য যে সমস্ত গবেষণাগুলি আমি খুঁজে পেয়েছি সেগুলি আমাকে মালিকানাধীন সরঞ্জামগুলিতে নিয়ে গেছে যা অপেক্ষাকৃত ছোট সংস্থাগুলি একত্রিত করেছিল, যেটি দুর্দান্ত দেখেনি এবং তাদের বেশিরভাগই এএসপি ঘুরে কাজ করে এবং অপেক্ষাকৃত অসমর্থিত দেখাচ্ছে looking

সম্পাদনা: এছাড়াও, শুধুমাত্র phpformgen না যা প্রমাণীকরণ হয়। তবে একবার ফর্মটি উত্পন্ন হওয়ার পরে, আপনি যদি জানেন যে আপনি পিএইচপি এবং এলডিএপি দিয়ে কী করছেন তবে আমি নিশ্চিত যে এটি বাস্তবায়িত হতে পারে।

Answer 4

আমরা একটি ডিজিটাল হোয়াইটবোর্ড পেয়েছি। একটি প্রজেক্টর হোয়াইটবোর্ডে প্রজেক্ট করে এবং যখন আপনি এটিতে লেখেন বিশেষ কলম দিয়ে (চারটি আলাদা রঙ রয়েছে) এটি আসলে এটি পিসিতে আঁকায় এবং হোয়াইটবোর্ডে এমনভাবে প্রজেক্ট করে যেন এটি সত্যিই এটিতে লেখা থাকে।

আপনার যদি ভাল প্রজেক্টর থাকে তবে এটি উজ্জ্বল, এবং আপনি এটি ব্যবহার করতে পারবেন উপস্থাপনের সময় এর বিশাল টাচস্ক্রিন রয়েছে (এটি সত্যই মানুষকে প্রভাবিত করে)। অধিবেশন শেষে, কেবল হোয়াইটবোর্ডটি একটি বিটম্যাপ বা একটি এসভিজিতে সংরক্ষণ করুন এবং আবার শুরু করুন। কাগজে আর মস্তিষ্কে ঝাপটায় আর হোয়াইটবোর্ড নোট টাইপ করে ডাবল হ্যান্ডলিং নেই।

Comments

তারা মজার. তবে আমি এখনও অবধি যে সমস্ত সমাধান ব্যবহার করেছি তা আমার লেখার গতির সাথে ভালভাবে কাজ করে না। বিলম্বিতায় অভ্যস্ত হওয়ার পরে, শ্রোতাদের কাছে মজার বা বিরক্তিকর হওয়ার আগে এটি দুর্দান্ত ছিল।

— পিটার শোয়েজে

আমাদের প্রায় কোনও বিলম্ব হয়নি - আপনার অবশ্যই খুব দ্রুত হস্তাক্ষর হওয়া উচিত;)

— মার্ক হেন্ডারসন

Answer 5

আমার নোট নেওয়ার জন্য আমি এভারনোট ব্যবহার করি - আমি বিজনেসকার্ড এবং বিলগুলি স্ক্যান করেছি পাশাপাশি আমার সমস্ত নোট রাখি। কারণ এতে অনলাইনের সিঙ্ক্রোনাইজেশন রয়েছে আমি আমার সমস্ত মেশিনের পাশাপাশি ওয়েব অ্যাক্সেস সহ যে কোনও ডিভাইস থেকে আমার "কাগজ" নোটে পৌঁছতে পারি।

Answer 6

যখন এসএমবিতে আইটি চালানোর সময় কাগজের ব্যবহার হ্রাস করার দায়বদ্ধতার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছিল তখন আমি নিম্নলিখিত উপন্যাস কৌশলটি ব্যবহার করেছি:

আমি লিনাক্স / সাম্বা ভিত্তিক ফ্যাক্স / প্রিন্ট সার্ভার দিয়ে কোম্পানির প্রিন্ট-রুম সজ্জিত করেছি। সমস্ত মুদ্রক এটির সাথে সংযুক্ত ছিল, পাশাপাশি আগত ফ্যাক্সগুলির জন্য একটি ফ্যাক্স-মডেম (যা সরাসরি মুদ্রণের পরিবর্তে টিআইএফএফ হিসাবে একটি ফাইল-ভাগ করে সংরক্ষণ করা হয়েছিল)। আমি তখন নিশ্চিত করেছিলাম যে এই সার্ভারটিতে সর্বদা "সমস্যাগুলি" রয়েছে ('দুর্ঘটনাক্রমে' কেবলগুলি বের করে নেওয়া ইত্যাদি সহজ কাজ ছিল তা নিশ্চিত করে যে আমাদের ভক্তদের বন্দুক করা হয়েছে ইত্যাদি)।

কর্মীরা খুব দ্রুত তাদের মনিটরের ইমেল, পিডিএফ, ডক, এক্সএল এবং পড়ার স্টাফের উপর নির্ভর করার অভ্যাসে পরিণত হয়! আমি একটি বিভাগ থেকে একটি ফটোকপিয়ার কেনার অনুরোধগুলি বার বার অস্বীকার করেছিলাম, পরিবর্তে তাদের একটি ডেস্কটপ স্ক্যানার দেওয়ার জন্য, এবং তাদের যদি সত্যই কোনও হার্ড-কপির প্রয়োজন হয় তবে কেবল স্টাফ প্রিন্ট করতে বলি !!!

শেষ অবধি, আমাদের কখনই প্রিন্ট-সার্ভারের প্রিন্ট-লগিং কার্যকারিতার প্রয়োজন ছিল না (এটি সম্ভবত এটি আসল উদ্দেশ্য ছিল)।

মনে রাখবেন যে কাগজ রেকর্ড হ্রাস ফাইল স্টোরেজ, পুনরুদ্ধার এবং আপটাইম একটি বর্ধিত দায়িত্ব রাখে। আমরা বড় ফাইল সংযুক্তি এবং সীমাহীন ইনবক্স আকারে সক্ষম ফাইল-শেয়ার, রিডানড্যান্ট ব্যাকআপ সার্ভার, ইআরপি সিস্টেমস এবং অফসাইট তৃতীয় পক্ষের নির্ভরযোগ্য ইমেল স্টোরেজগুলির জন্য এনএএস স্টোরেজে আরও বেশি বিনিয়োগ করেছি।

Comments

আর এত কিছুর পরেও কী বাঁচা গেল?

— জন গার্ডেনিয়ার্স

@ জন গার্ডেনিয়ার্স প্রশ্নটি কোনও 'পেপারলেস' অফিসে গিয়ে ব্যয় সাশ্রয়ের বিষয়ে নয়। এটি যেমন একটি কাজ করার পদ্ধতি একটি প্রশ্ন ছিল।

— রেটকন্ট্রোল

আমি শুধু ব্যয় উল্লেখ করছি না। এই জাতীয় অনুশীলনে আরও অনেক "ব্যয়" রয়েছে।

— জন গার্ডেনিয়ার্স

খুব স্নিগ্ধ পদ্ধতির। আমি এটা পছন্দ করি.

— পিটার শোয়েজ

@ জন কি বাঁচা গেল ? গ্রহ!!

— নিক কাভাদিয়াস

Answer 7

আমি পোস্টির উত্তর পছন্দ করি এবং আপনারও মার্টিন পি। হেলউইগের উত্তরটি মাথায় রাখা উচিত।

সাধারণভাবে এটি এটিকে সিদ্ধ করে দেয়, বর্তমান প্রক্রিয়াটি কীসের জন্য কাগজ থেকে কাগজবিহীন হয়ে যাওয়া বোধগম্য।

আপনি যে শিল্পে কাজ করছেন তা আমি জানি না, তাই আমি আসলেই কোনও সমাধানের প্রস্তাব দিতে পারি না। এবং আমি যদি শিল্পটি জানি, তবুও সমাধানটির জন্য সংস্থাগুলির কর্মপ্রবাহ / সংস্কৃতি মাপসই করা দরকার। কোনও আইটি সংস্থার জন্য এটি প্রয়োজনীয় ব্যবস্থাপনা, ইস্যু পরিচালনা এবং প্রকাশের পরিচালনা প্রক্রিয়াগুলি ডিপোপ করার জন্য অর্থবোধ করতে পারে। সাধারণ নামগুলি হ'ল বাগজিলা, জিরা, ওসিএনএস বা ইনস্টেপ । সাধারণভাবে, আপনার কাগজের ট্রেইলগুলি বিশ্লেষণ করুন (আপনি কীভাবে ডকুমেন্ট করেন এবং কীভাবে তারা রূপান্তরিত করেন) এবং অপসারণ কাগজ তৈরি করার (ব্যবসায়) সুযোগগুলি সন্ধান করুন। আপনার লক্ষ্যটি আরও কার্যকর করা, আরও দক্ষ, দ্রুত হওয়া, ... এবং কোনও মূল্যে কাগজ হ্রাস না করা এর মূল লক্ষ্যটি হওয়া উচিত।