আমি সংস্থাগুলির মেইল মাইগ্রেশন সম্পাদন করতে অনেক সময় ব্যয় করেছি যার মধ্যে হয় খুব কম আইটি ফোকাস ছিল, না সাধারণ সমস্যাগুলি পরিচালনা করার জন্য কোনও ফুলটাইম স্টাফ নেই। ফলস্বরূপ, ইমেল ব্যবহার এবং সেরা-প্রক্রিয়া পরিচালিত নীতিগুলি কখনও প্রতিষ্ঠিত হয়নি। এই পরিবেশে শেষ ব্যবহারকারীরা অ প্রযুক্তিগত এবং পরিবর্তনের প্রতিরোধ করার ঝোঁক থাকে।
আমি অবশ্যই মেল প্ল্যাটফর্মগুলি পরিবর্তন / চলমান / আপগ্রেড করার মেকানিকগুলি বুঝতে পারি। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আমি সংস্থাগুলি লিনাক্স ভিত্তিক পিওপি 3 বা আইএমএপি থেকে মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জে যেতে সহায়তা করি। এই ধরণের পদক্ষেপটি ব্যবহারকারীর খারাপ অভ্যাসগুলির একটি বিশাল সংখ্যা প্রকাশ করে।
আমার উদ্বেগ সম্পূর্ণরূপে আমি ইতিপূর্বে যে ইমেল হোর্ডিংয়ের সমস্যার সম্মুখীন হয়েছিল তাতে জড়িত ডিস্ক স্থান সম্পর্কে নয় ; সবসময় যে কোম্পানিতে এক । আমি সাধারণত কোন নির্দিষ্ট ফার্মের সাথে কাজ করার পরে আমি সাধারণত যে সমস্যাগুলি এবং গালিগুলি দেখি তা সম্পর্কে about
সর্বশেষ স্থানান্তরকালে, আমি দেখেছি:
ব্যবহারকারীরা
CC:নিজেরাই প্রতিটি ইমেল (সম্ভবত ম্যাসেজের থ্রেড ট্র্যাক রাখার উপায় হিসাবে?)300 megabyte বার্তা মধ্যে পাঠানো আইটেমগুলি ফোল্ডারের?!?
আউটলুক প্রেরণকারী লোকেরা প্রতিটি বহির্গামী বার্তায় রসিদ পড়ে ।
ব্যবহারকারীরা যার সাথে যোগাযোগ করেন প্রতিটি যোগাযোগের জন্য সাবফোল্ডারগুলি বজায় রাখে । কখনও কখনও ম্যানুয়ালি। কখনও কখনও খুব ভাঙা ক্লায়েন্ট-পাশের নিয়মগুলির সাথে।
সাবফোল্ডারগুলির ওভার-অর্গানাইজেশন । (কিছু ফোল্ডার এতে কেবল একটি বার্তা রয়েছে)।
ইনবক্সের অধীন সাবফোল্ডারগুলি ( এটি নিশ্চিত নয় যে এটি একটি খারাপ অভ্যাস কিনা তবে এটি ভুল বলে মনে হয় )।
অগ্রাধিকারের পতাকাগুলির কৃত্রিম ব্যবহার। সবকিছুর উচ্চ গুরুত্ব!
প্রেরিত আইটেম ফোল্ডারে 4+ বছরের ইমেল ।
ইনবক্সে 25,000 বা আরও বেশি আইটেম ( এগুলির একটি বড় শতাংশ অপঠিত সহ)
15,000 বা তার অধিক বার্তা মধ্যে মুছে দেওয়া আইটেমগুলি ফোল্ডার।
একজন ব্যবহারকারী তাদের খসড়া ফোল্ডারে 24,000 আইটেম সহ ! (একটি ভুল প্রয়োগকৃত ক্লায়েন্ট-সাইড নিয়মের ফলাফল)।
নিয়ন্ত্রণের বাইরে থাকা স্বতঃ সংরক্ষণাগারগুলি।
এটা কীভাবে হয়?
- এটি কি ইমেলটি তুলনামূলকভাবে নতুন, এবং ব্যবহারকারীরা কীভাবে এটি ব্যবহার করতে পারেন সে সম্পর্কে শিক্ষিত নয়?
- এটি কি কোনও ইউআই সমস্যা যেখানে মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারটি কেবল একটি -কী ফাইলিং সিস্টেম?
- প্রশাসকরা কি সঠিকভাবে সঠিক পদক্ষেপে সহায়তা করতে তাদের অংশ নিচ্ছেন না?
- যদি ব্যবহারকারীদের বুনিয়াদি ইমেল নিয়ে সমস্যা হয়, তবে অফিসের বাইরে উত্তরগুলি সম্পর্কে কীভাবে তাদের শেখানোর চ্যালেঞ্জটি মোকাবিলা করব এবং কীভাবে গ্রুপ ক্যালেন্ডার (গাল্প) কাজ করবেন?
আমার প্রশ্ন হ'ল কারও ইমেলটি কীভাবে পরিচালনা করবেন সে সম্পর্কে একটি স্ট্যান্ডার্ড নির্দেশিকা আছে? (এমনকি একটি পত্রিকা?)
ব্যবহারকারীর শিক্ষার সমস্যাগুলি এই মোতায়েনগুলি কমিয়ে দেয় কারণ আমি বিভিন্ন ধরণের মাধ্যমে লোকেরা যে ওয়ার্কফ্লোতে এসেছি তা পরিবর্তন করছি tering এবং এটি যখন কোনও সংস্থার সর্বস্তরে / ভূমিকাতে লোককে প্রভাবিত করে, মনে হয় এটির মতো কোনও মান নেই।